업무용 채널의 알림을 끈다고 그 채널을 더 이상 살피지 않는 것은 아닙니다

업무용 Telegram 채널의 알림을 두고 두 가지 불편 사이에서 고민하기 쉽습니다. 켜 두면 새 게시물이 올라올 때마다 반응하다 하루가 지나갑니다. 꺼 두면 저녁에 쌓인 내용을 모두 살펴야 합니다. 게다가 업무에 필요한 채널의 알림을 끄는 일은 위험하게 느껴집니다. 그 채널을 더 이상 살피지 않는 것만 같기 때문입니다.

이 불안에는 두 가지 질문이 섞여 있습니다. 첫째는 그 정보원이 유용한지입니다. 둘째는 그 메시지 때문에 지금 당장 하던 일을 멈춰야 하는지입니다. 알림은 두 번째 질문에만 답합니다.

분석가가 여러분의 업계 변화를 해설하는 채널을 생각해 보세요. 업무에서 그 게시물을 자주 참고하고 구독을 취소할 생각도 없습니다. 하지만 오전 열한 시가 아니라 오후 다섯 시에 분석을 읽어도 달라질 것은 없습니다. 채널은 중요하지만 메시지는 급하지 않습니다.

이제 다른 채널을 보겠습니다. 고객을 응대할 때 사용하는 서비스가 그곳에 장애 소식을 올립니다. 게시물 대부분은 여러분에게 필요하지 않습니다. 그래도 장애 소식은 세 시간 뒤 불만을 품은 고객에게 듣기보다 일 분 뒤에 아는 편이 낫습니다. 이 채널은 첫 번째 채널보다 훨씬 따분할 수 있지만, 하던 일을 중단시킬 권한은 이쪽에만 주는 것이 좋습니다. 여기서 불필요한 알림은 놓쳐서는 안 될 메시지 하나를 받기 위해 치르는 대가입니다.

늦게 확인할 때의 손실을 따져 보는 법

각 채널에 대해 한 가지를 물어보세요. 몇 시간 뒤에 메시지를 보면 무엇이 달라질까요? 평소의 게시물이 아니라 이 채널에서 보낼 수 있는 가장 긴급한 게시물을 생각하세요. 원래 스스로 채널을 열었을 시점보다 먼저 행동해야 하거나, 누군가 여러분의 반응을 기다리거나, 늦으면 더 이상 손쓸 수 없는 경우에는 지연에 따른 손실이 있습니다. 신청이 마감되거나 여러분 없이 결정이 내려지는 경우입니다.

대부분의 업무용 채널에는 그런 메시지가 거의 없습니다. 분석, 업계 뉴스, 의견, 며칠 뒤 일정에 대한 예고를 올립니다. 이런 게시물의 가치는 몇 시에 읽느냐에 거의 좌우되지 않습니다. 그 정보가 필요한 결정이 게시물이 올라온 바로 그 한 시간 안에 이루어지는 일은 드물기 때문입니다.

그래도 “하필 이번 게시물이 급한 내용이면 어떡하지”라는 걱정이 남는다면, 어떤 게시물일지, 반나절 뒤에 봤을 때 무엇을 잃게 될지 구체적으로 말해 보세요. 답이 없다면 알림은 손실이 없는 위험을 막아 준다는 이유로 게시물이 올라올 때마다 여러분의 일을 끊고 있는 셈입니다. 고객에게 영향을 미치는 장애처럼 답이 있다면, 그런 메시지가 분기에 한 번만 와도 그 채널에는 일을 중단시킬 권한을 줄 만합니다.

알림을 끈 채널에는 확인 시간이 필요합니다

알림을 끄는 것만으로는 메시지를 보는 시점만 바뀝니다. 게시물이 줄어들지는 않습니다. 확인 시점이 없으면 정보는 막연한 “나중에”로 밀려납니다. 그 “나중에”가 왔을 때는 읽지 않은 내용이 너무 많아 열기조차 싫어집니다. 아니면 “혹시 모르니” 채널을 들여다보기 시작합니다. 이것도 똑같은 중단이며, 이번에는 스스로 시작했을 뿐입니다.

따라서 알림이 있던 자리에 정해진 시간을 넣어야 합니다. 하루에 한두 번 확인 시간을 정하고, 업무를 시작할 때나 점심 식사 후 쉬는 시간처럼 이미 있는 일과에 연결하세요. 얼마나 자주 확인할지는 지연에 따른 손실이 알려 줍니다. 이 그룹에서 가장 기다리기 어려운 채널도 반나절은 기다릴 수 있다면 두 번이면 충분합니다. 정해진 시간 밖에서는 이 채널들을 열지 마세요. 시간이 정해져 있으면 미뤄 둔 메시지를 놓친 것이 아닙니다. 언제 읽을지 알고 있기 때문입니다.

세 가지 방식

업무용 채널을 이렇게 나누세요.

• 즉시 중단하고 확인하기: 늦었을 때의 구체적인 손실을 말할 수 있는 채널만 해당합니다. 보통 몇 개에 불과합니다.
• 정해 둔 시간에 보기: 중요하지만 급하지 않은 정보원입니다. 대부분이 여기에 들어갑니다.
• 업무 중에는 신경 쓰지 않기: 업무용으로 분류해 두었지만 현재 업무에 영향을 주지 않는 채널입니다. 알림도 업무 중 확인 시간도 필요 없습니다. 여유 있을 때 읽거나 아예 읽지 않아도 됩니다.

Telegram에서는 채팅별로 알림을 설정할 수 있으며, 완전히 끄거나 일정 시간 동안 끌 수 있습니다. 따라서 모든 채널을 한꺼번에 처리하지 않고 각각의 방식을 선택할 수 있습니다.

예외가 다시 기본이 될 때

이 채널에서 가장 긴급한 메시지를 받으면 무엇을 할지 말할 수 있을 때 알림은 타당합니다. 고객에게 답하거나, 회의 시간을 옮기거나, 팀에 주의를 알리는 행동입니다. 그런 행동이 떠오르지 않는다면 그 메시지는 확인 시간까지 기다려도 됩니다.

예외는 눈에 띄지 않게 늘어납니다. 프로젝트 출시나 콘퍼런스 기간에 알림을 켰다가 끄는 것을 잊습니다. 새로운 정보원이 중요해 보여 습관적으로 알림을 켜 둡니다. 이를 막으려면 알림을 켠 채널마다 늦게 확인할 때의 손실을 한 문장으로 적으세요. 출시가 끝났거나 서비스를 바꿔 더 이상 그 문장이 사실이 아니라면, 해당 채널을 정해진 시간에 확인하는 방식으로 옮기세요.