Tắt thông báo của kênh công việc không có nghĩa là ngừng theo dõi kênh đó

Thông báo từ các kênh Telegram phục vụ công việc dễ khiến bạn phải chọn giữa hai điều bất tiện. Bật thông báo thì cả ngày chỉ xoay quanh việc phản ứng với từng bài đăng mới. Tắt đi thì đến tối lại phải xử lý mọi thứ đã dồn lại. Mà tắt thông báo của một kênh cần cho công việc lại có vẻ mạo hiểm: như thể bạn không còn theo dõi nó nữa.

Nỗi lo này gộp hai câu hỏi thành một. Thứ nhất, nguồn tin đó có hữu ích không. Thứ hai, có cần ngắt việc bạn đang làm ngay bây giờ vì một tin nhắn của nó không. Thông báo chỉ trả lời câu hỏi thứ hai.

Hãy lấy ví dụ một kênh có chuyên gia phân tích những thay đổi trong ngành của bạn. Bạn thường xuyên dựa vào các bài đăng ở đó khi làm việc và không định bỏ theo dõi. Nhưng nếu đọc bài phân tích lúc năm giờ chiều thay vì mười một giờ sáng, chẳng có gì thay đổi. Kênh quan trọng, còn các tin nhắn thì không khẩn cấp.

Giờ xét một kênh khác: dịch vụ bạn dùng để làm việc với khách hàng thông báo sự cố ở đó. Phần lớn bài đăng của kênh không cần thiết với bạn. Nhưng biết về sự cố sau một phút vẫn tốt hơn là ba tiếng sau mới nghe từ một khách hàng không hài lòng. Kênh này có thể nhàm chán hơn kênh đầu rất nhiều, nhưng chỉ nó mới đáng được quyền ngắt việc bạn đang làm. Những thông báo thừa ở đây là cái giá để nhận được một tin nhắn không thể bỏ lỡ.

Cách đánh giá cái giá của việc đọc muộn

Với mỗi kênh, hãy đặt một câu hỏi: điều gì sẽ thay đổi nếu vài tiếng nữa mình mới thấy tin nhắn? Đừng nghĩ đến bài đăng thông thường, mà hãy nghĩ đến bài khẩn cấp nhất kênh đó có thể gửi. Sự chậm trễ có cái giá của nó nếu tin nhắn đòi hỏi bạn hành động trước lúc bạn vốn sẽ tự mở kênh, nếu có người đang chờ bạn phản hồi, hoặc nếu đến muộn thì không còn làm gì được nữa: đăng ký đã đóng, quyết định đã được đưa ra mà không có bạn.

Phần lớn các kênh công việc hầu như không có những tin nhắn như vậy. Họ đăng bài phân tích, tin trong ngành, ý kiến, thông báo về những mốc thời gian còn cách vài ngày. Giá trị của một bài như thế gần như không phụ thuộc vào giờ bạn đọc: những quyết định cần đến nó hiếm khi được đưa ra ngay trong cùng giờ đó.

Nếu vẫn lo “nhỡ đúng bài này lại khẩn cấp thì sao”, hãy nói rõ bài đó sẽ có nội dung gì và bạn sẽ mất gì nếu nửa ngày sau mới thấy. Nếu không có câu trả lời cụ thể, thông báo đang bảo vệ bạn khỏi một rủi ro không gây tổn thất, đổi lại là ngắt việc của bạn ở mỗi bài đăng. Nếu có câu trả lời, như sự cố ảnh hưởng đến khách hàng, kênh đó xứng đáng được quyền ngắt việc, ngay cả khi tin nhắn như vậy chỉ đến một lần mỗi quý.

Tắt thông báo thì cần có giờ xem

Chỉ riêng việc tắt thông báo làm thay đổi thời điểm bạn thấy tin nhắn. Số bài đăng không giảm đi. Nếu không có thời điểm cụ thể, dòng tin bị đẩy sang một lúc “để sau” mơ hồ, và lúc “sau” ấy đến khi tin chưa đọc đã nhiều đến mức bạn ngại mở. Hoặc bạn bắt đầu ghé xem các kênh “cho chắc” — vẫn là bị ngắt việc, chỉ khác là do bạn chủ động.

Vì vậy, cần thay thông báo bằng một thời điểm đã định. Chọn một hoặc hai khung giờ mỗi ngày và gắn chúng với những việc đã có trong nếp sinh hoạt: lúc bắt đầu ngày làm việc, lúc nghỉ sau bữa trưa. Cái giá của sự chậm trễ sẽ cho biết tần suất phù hợp: nếu những kênh cần xem sớm nhất trong nhóm này vẫn chờ được nửa ngày, hai khung giờ là đủ. Ngoài những khung giờ đó, đừng mở các kênh này. Khi thời gian đã rõ, tin nhắn để lại đọc sau không bị thất lạc: bạn biết khi nào mình sẽ đọc.

Ba cách xử lý

Hãy chia các kênh công việc như sau:

• Ngắt việc ngay: chỉ những kênh mà bạn có thể nêu cái giá cụ thể của việc chậm trễ. Thường chỉ có vài kênh.
• Xem trong khung giờ của mình: những nguồn quan trọng nhưng không khẩn cấp. Phần lớn sẽ thuộc nhóm này.
• Không dành sự chú ý trong công việc: những kênh được coi là phục vụ công việc nhưng không ảnh hưởng đến công việc hiện tại. Chúng không cần thông báo hay khung giờ trong ngày làm việc; hãy đọc khi rảnh hoặc không đọc cũng được.

Trong Telegram, thông báo được cài riêng cho từng cuộc trò chuyện: bạn có thể tắt hoàn toàn hoặc tắt tạm thời. Vì thế, bạn có thể chọn cách xử lý cho từng kênh, thay vì áp dụng đồng loạt.

Khi ngoại lệ lại thành thông lệ

Thông báo là hợp lý khi bạn nói được mình sẽ làm gì sau khi nhận tin khẩn cấp nhất của kênh: trả lời khách hàng, đổi giờ họp, báo cho nhóm biết. Nếu không nghĩ ra hành động nào như vậy, tin nhắn có thể đợi đến khung giờ xem.

Ngoại lệ cứ âm thầm tăng lên. Bạn bật thông báo trong đợt ra mắt dự án hay hội nghị rồi quên tắt. Một nguồn mới có vẻ quan trọng, thế là biểu tượng chuông cứ bật theo thói quen. Để tránh điều đó, với mỗi kênh đang bật thông báo, hãy ghi lại cái giá của sự chậm trễ bằng một câu. Nếu câu ấy không còn đúng với thực tế — đợt ra mắt đã xong, bạn đã đổi dịch vụ — hãy chuyển kênh sang xem trong khung giờ đã định.